Antes de liquidar tu primera nómina necesitas dos cosas: los empleados creados con sus datos reales, y las novedades (lo que pasó distinto este mes: horas extra, ausencias, bonos, descuentos) registradas antes de liquidar.
Crear un empleado
La vía más rápida es el asistente. Dile, por ejemplo:
- "Crea al empleado Ana Pérez, CC 1020304050, salario $1.750.000, ingresó el 1 de julio."
Si falta un dato (cédula, salario o fecha de ingreso), el asistente te lo pregunta — nunca lo inventa. También puedes hacerlo a mano en el menú Empleados con el botón Nuevo empleado. Los datos que maneja la ficha:
- Identificación: nombre completo, tipo y número de documento.
- Salario mensual en pesos, y el tipo: ordinario o integral (el salario integral es el de 13 SMMLV o más que ya incluye las prestaciones).
- Tipo de contrato: indefinido, término fijo, obra o labor, o aprendizaje.
- Clase de riesgo ARL (la administradora de riesgos laborales): de I (oficina) a V (alto riesgo).
- Auxilio de transporte: márcalo si aplica; si el empleado gana más de 2 salarios mínimos, la plataforma lo omite sola y te avisa.
- Fecha de ingreso — y, cuando alguien se va, la fecha de retiro: la liquidación la respeta (un empleado retirado antes del periodo se excluye, y si se retiró a mitad de mes te avisa para que indiques los días reales trabajados).
Para editar un empleado (subirle el salario, registrar su fecha de retiro, marcarlo inactivo) ve a Empleados y usa el botón de editar en su fila — por ahora la edición es manual, el asistente solo crea y consulta empleados.
Las novedades del mes
Las registras justo antes de liquidar: en la página Nómina abre Novedades del periodo, o díselas al asistente en la misma frase ("liquida la nómina de julio: Ana hizo 4 horas extra diurnas y tuvo 2 días de incapacidad"). Las novedades que existen hoy:
Una honestidad importante sobre incapacidades: hoy el motor solo deja de pagar los días que restes — no liquida el auxilio de incapacidad que cubre la EPS ni distingue el tipo de ausencia. Ese ajuste hazlo con tu contador si aplica.
Ejemplos de frases para el asistente
- "Muéstrame la lista de empleados activos."
- "Crea al empleado Carlos Ruiz, CC 79456123, salario $2.100.000, cargo vendedor, ingresó el 1 de agosto."
- "Liquida la nómina de julio: Ana tuvo 3 días de incapacidad y una libranza de $120.000."
Relacionado: Liquidar la nómina del mes, paso a paso.