La nómina electrónica (oficialmente DSNE: documento soporte de pago de nómina electrónica) es un documento digital que le reporta a la DIAN, cada mes, lo que le pagaste a cada empleado. Es el soporte que te permite llevar esos pagos laborales como costo o deducción en tu declaración de renta.
¿Quiénes están obligados?
En términos generales, los empleadores que pagan salarios y quieren soportar esos pagos ante la DIAN — en la práctica, casi cualquier empresa con empleados que declare renta o pertenezca al régimen SIMPLE (Resolución DIAN 000013 de 2021). Si tienes dudas de si te aplica, valídalo con tu contador: la obligación depende de tu situación tributaria.
El plazo
Se transmite mes vencido: dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al mes del pago (art. 8, Resolución 000013 de 2021). La nómina de julio, por ejemplo, se transmite entre el 1 y el 10 de agosto.
Transmitirla desde barcasti
Requisitos previos: la nómina del mes debe estar confirmada (no en borrador), tu NIT debe estar en Ajustes → Perfil fiscal, tu empresa debe estar habilitada con el proveedor tecnológico conectado a barcasti, y necesitas un plan Pyme o Firma (o la prueba gratuita, que incluye la función).
- Confirma la nómina del mes (mira el artículo de liquidar nómina).
- Dile al asistente: "Transmite la nómina electrónica de julio a la DIAN." Te mostrará la propuesta y esperará tu confirmación — transmitir es irreversible.
- Se envía un documento por cada empleado. Cuando la DIAN lo acepta, queda con su CUNE (el código único que lo identifica, como el CUFE de las facturas).
- Consulta el estado cuando quieras: "¿Cómo va la nómina electrónica de julio?" — verás cada documento como pendiente, enviado, aceptado, rechazado o con error.
Si un documento queda "enviado" (en cola de la DIAN), barcasti lo revisa solo y actualiza el estado cuando la DIAN responda.
Si la DIAN rechaza un documento
Primero corrige el dato que causó el rechazo (la ficha del empleado, el tercero o la liquidación) — el documento se reconstruye con los datos actuales. Luego dile al asistente: "Reintenta la nómina electrónica de Ana Pérez". El reintento sale como un documento nuevo, con consecutivo nuevo.
Ajustar un documento ya aceptado (estado actual, con honestidad)
Cuando un DSNE ya fue aceptado y descubres un error, lo legal es una nota de ajuste que lo reemplaza referenciando su CUNE (art. 17 de la Resolución 000013). Hoy barcasti valida y prepara la nota, pero todavía no la transmite: el contrato con el proveedor tecnológico para notas de ajuste está en verificación, y preferimos bloquearte la transmisión con un aviso claro antes que simular un envío. Mientras tanto, emite el ajuste desde el panel del proveedor o escríbenos a soporte. Cuando el contrato esté verificado, el flujo completo quedará disponible aquí mismo.
Por lo demás, aplica la regla de siempre: barcasti transmite tus documentos a la DIAN a través del proveedor tecnológico, pero no presenta declaraciones — la renta y demás impuestos los presentas tú o tu contador con los borradores que la plataforma prepara.
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