Una factura electrónica pasa por tres momentos en barcasti: borrador → confirmada → emitida. Cada paso tiene un propósito, y ninguno se salta.
1. Crear el borrador
Lo más rápido es por el chat:
- "Regístrame la factura de venta a Distribuciones El Roble: 10 cajas de aceite a $38.000 cada una, con IVA del 19%."
Los precios van sin IVA — el impuesto y los totales se calculan con matemática exacta. También puedes usar la pantalla Facturación → Nueva factura y pulsar Crear borrador. En borrador nada llega a los libros: puedes revisar y corregir con calma. Y no pongas número: el número legal lo asigna la resolución DIAN más adelante.
2. Confirmar (esto ya es en serio)
Al abrir la factura verás el botón Confirmar, que abre un diálogo con el tercero y el total: "Se asignará la numeración legal y se contabilizará el asiento. Después de confirmar solo podrás anularla con su soporte correspondiente." Es irreversible: el asiento contable (el registro en tus libros) se postea y se calculan las retenciones. Por chat es igual de explícito:
- "Confirma la última factura."
El asistente te muestra una tarjeta con las cifras y espera tu Confirmar.
3. Emitir ante la DIAN
Con la factura confirmada, dile al asistente:
- "Emite la factura ante la DIAN."
Te propone la emisión (documento y tercero) y, con tu confirmación, barcasti reserva el consecutivo de tu resolución y transmite el documento vía tu proveedor tecnológico. La fecha de emisión electrónica es la fecha de transmisión, en hora de Colombia.
Si la DIAN acepta, en un solo movimiento:
- El CUFE (el código único que identifica tu factura ante la DIAN) queda estampado en la factura.
- Se guarda el código QR y el XML firmado se archiva en tu almacenamiento — es tu soporte legal, no depende del proveedor.
- Se envía un correo automático al cliente con el XML y el PDF (si el cliente tiene correo registrado; si no, simplemente no se envía).
Ojo: si generas el PDF antes de tener CUFE, sale con la marca de agua "BORRADOR — SIN VALIDEZ FISCAL". Es a propósito: un PDF de factura sin validación DIAN no es una factura.
Estado "enviada (esperando DIAN)"
A veces la DIAN encola el documento en vez de responder al instante. La factura queda enviada (esperando DIAN): el número ya está comprometido y barcasti consulta el resultado automáticamente. Pregunta cuando quieras:
- "¿Cómo va la emisión de la FVE-89?"
Si lleva demasiadas horas en cola, el propio estado te lo advierte para que revises el panel del proveedor.
Si la DIAN rechaza
Un rechazo casi siempre es un dato: un NIT mal escrito, un correo inválido, un municipio faltante. El flujo es:
- Corrige primero el dato que causó el rechazo (el tercero, las líneas, tu perfil fiscal).
- En Ajustes → Facturación electrónica, sección Emisiones rechazadas o con error, pulsa Reintentar emisión — o dile al asistente "reintenta la emisión de la FVE-89".
- El reintento conserva el mismo número (la DIAN permite retransmitir un consecutivo rechazado) y reconstruye el documento con los datos ya corregidos.
Si la emisión quedó con error (fallas de red, no un rechazo), el botón cambia a Reanudar envío: se reanuda el mismo envío con la misma clave, sin riesgo de duplicar el documento ante la DIAN.
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