Una factura confirmada no se edita ni se borra: se corrige con otro documento. Así los libros y la DIAN siempre cuentan la misma historia.
- Nota crédito: disminuye lo facturado. Para devoluciones de mercancía, anulación total de una factura, rebajas o descuentos, y ajustes de precio hacia abajo.
- Nota débito: aumenta lo facturado. Para intereses de mora, gastos por cobrar o un mayor valor que faltó facturar.
Crear una nota crédito
Por chat, con el motivo claro:
- "Hazle una nota crédito a la factura FVE-12 porque devolvieron 5 unidades."
- "Anula por completo la factura FVE-30, se facturó por error."
El asistente registra la nota en borrador con su concepto DIAN (la razón oficial de la corrección): 1 devolución parcial, 2 anulación, 3 rebaja o descuento, 4 ajuste de precio, 5 otros. Si es anulación total no hace falta detallar líneas: se copian todas las de la factura original.
Después el flujo es el mismo de siempre: confirmar (se contabiliza) y, si facturas electrónicamente, emitir ante la DIAN.
La referencia al CUFE original
Toda nota apunta a su factura original. Para emitirla electrónicamente, la factura original debe tener CUFE aceptado por la DIAN — si aún no lo tiene, emite primero la factura. La nota viaja con la referencia (número, CUFE y fecha del original) y consume el consecutivo de su propia resolución de notas, nunca del rango de facturas.
Qué hace cada concepto con tus libros
barcasti hace las consecuencias contables por ti, y te las anticipa en el resumen antes de confirmar:
- Anulación total (concepto 2): revierte también las retenciones de la factura original, y si la venta descargó inventario, lo reintegra completo y reversa el costo de ventas.
- Devolución parcial (concepto 1): reintegra las unidades devueltas al costo de la venta original y reversa el costo proporcional. No toca retenciones.
- Rebajas y ajustes de precio (conceptos 3, 4, 5): solo dinero — no mueven inventario ni retenciones.
Si la devolución excede lo que la factura despachó, barcasti la rechaza con el detalle exacto — nunca deja entrar más inventario del que salió.
Devolver sobre una factura ya pagada
Caso típico: el cliente pagó la factura completa y después devolvió parte de la mercancía. La nota crédito se aplica contra el saldo pendiente de la factura — pero ese saldo ya es cero. ¿Entonces?
La parte que la factura no puede absorber queda como saldo a favor del tercero en la propia nota: dinero que le debes de vuelta al cliente. Al confirmar, el asistente te lo dice tal cual, con el monto, para que registres el reembolso o lo apliques como anticipo de una próxima venta.
Nota débito
Al revés de la crédito: aumenta lo que el tercero debe. Requiere líneas con los cargos (por ejemplo "intereses de mora de mayo, $45.000") y su concepto: 1 intereses, 2 gastos por cobrar, 3 cambio del valor, 4 otros.
- "Hazle una nota débito a la FVE-12 por $45.000 de intereses de mora."
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