La resolución de numeración es el permiso que la DIAN te da para numerar tus facturas: autoriza un prefijo (por ejemplo FVE), un rango de números (del 1 al 5000, digamos) y una vigencia (fechas desde/hasta). Toda factura electrónica debe salir con un número de una resolución vigente — es lo que evita que dos facturas distintas tengan el mismo número.
La resolución la solicitas tú ante la DIAN (normalmente al habilitarte, y de nuevo cuando se agota o vence). barcasti la lee desde tu proveedor tecnológico.
Sincronizar tus rangos
- Ve a Ajustes → Facturación electrónica, sección Resoluciones de numeración.
- Pulsa Sincronizar con el proveedor.
- Verás una tabla con cada rango: prefijo, rango, número actual, resolución, vigencia y estado (activa o inactiva).
Cada tipo de documento tiene su propia resolución: factura de venta, nota crédito, nota débito y documento soporte usan rangos separados. Una nota crédito jamás consume un número del rango de facturas — barcasti lo garantiza solo.
Vigencia y agotamiento
Al emitir, barcasti verifica la resolución contra la fecha de transmisión del documento (la fecha en que realmente viaja a la DIAN). Dos cosas pueden salir mal:
- Vencida: la fecha de emisión quedó fuera de la vigencia. Solución: pide una nueva resolución a la DIAN y sincroniza de nuevo.
- Agotada: se acabaron los números del rango. Igual: nueva resolución y sincronizar.
No esperes a chocar con el error: al confirmar una venta por el chat, si barcasti detecta que no podrás emitirla (resolución vencida, agotada o sin sincronizar), el asistente te lo advierte en ese momento. La venta queda contabilizada de todas formas — solo la emisión electrónica queda pendiente de que arregles la numeración.
El estado de tus rangos lo ves cuando quieras en esa misma tabla de Ajustes → Facturación electrónica.
Por qué no eliges el número a mano
En facturación electrónica el número no es decorativo: es legal. barcasti reserva el siguiente consecutivo del rango de forma atómica en el momento de emitir — así dos facturas emitidas al tiempo nunca reciben el mismo número, y no quedan huecos por error humano.
Por eso, al registrar una venta electrónica lo mejor es omitir el número: se asigna solo cuando el documento llega a la DIAN. Si insistes en poner uno manual, barcasti lo valida contra la resolución activa — debe ser numérico, con el prefijo exacto y dentro del rango autorizado — y si no cumple, la emisión se rechaza con un mensaje que te dice qué corregir. Un número por fuera del rango autorizado sería una factura sin respaldo legal.
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