La factura electrónica es la versión digital de la factura de venta que, en Colombia, se genera en un formato estándar (XML) y es validada por la DIAN antes de entregarse al cliente. Tiene la misma validez legal que la factura de papel —y de hecho la reemplaza para quienes están obligados a facturar—, pero con una diferencia clave: la DIAN la revisa y la sella con un código único (el CUFE) en el momento de emitirla.
¿Cómo funciona? (el modelo de validación previa)
Colombia usa un modelo de validación previa, que en la práctica es así:
- Generas la factura en tu software (por ejemplo, barcasti la arma con las cifras exactas).
- Se transmite a la DIAN a través de tu proveedor tecnológico.
- La DIAN la valida y, si todo está correcto, la acepta y le asigna el CUFE.
- La factura, ya con validez fiscal, se entrega al cliente (por lo general por correo, con el XML y el PDF).
Todo esto ocurre en segundos. Si la DIAN encuentra un error (un NIT mal escrito, un dato faltante), la rechaza y la corriges antes de reintentar.
¿Qué compone una factura electrónica?
- El XML: es la factura en sí, el archivo estructurado que lee la DIAN. Es tu soporte legal.
- La representación gráfica: el PDF legible para las personas, con el logo, los valores y el código QR.
- El CUFE: el código único que la identifica y prueba que fue validada.
Un PDF por sí solo, sin XML validado y sin CUFE, no es una factura electrónica.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
En general, todas las personas y empresas responsables de facturar deben hacerlo de forma electrónica. La DIAN ha ido ampliando el universo de obligados por etapas. Si vendes bienes o prestas servicios y estás obligado a expedir factura, te corresponde la factura electrónica. Si tienes dudas sobre tu caso, tu RUT indica tus responsabilidades.
Quien no está obligado a facturar (por ejemplo, algunas personas naturales pequeñas) puede emitir una cuenta de cobro; y cuando compras a un no obligado, el soporte es el documento soporte.
¿Cómo empiezo?
- Habilítate como facturador electrónico ante la DIAN (un trámite que se hace una vez).
- Configura tu resolución de numeración.
- Emite tus facturas: en barcasti puedes hacerlo por chat ("regístrame la factura de venta a…") o desde la pantalla de facturación, y el sistema calcula IVA, retenciones y totales con matemática exacta.
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